a2 Importaciones (Compras Internacionales)

a2 Importaciones, un módulo que funciona junto con a2 Herramienta Administrativa Configurable para la creación, control, cálculo de costos, seguimiento, entre otros de compras de importaciones.

Una de las características más importante del módulo es la creación de expedientes, el cual permite registrar la información relacionada con el proceso de importación, facilitando la labor de seguimiento y control. Los gastos de importación (impuestos, fletes, seguros, derechos de aduanas, comisiones de agente, etc.) son registrados en el sistema para costear el proceso de importación y valorizar la mercadería que ingresa al inventario de la empresa.

Adicionalmente, el sistema maneja el seguimiento de los embarques, permitiendo llevar a cabo el control de una importación con embarques parciales y el seguimiento de operaciones de admisión e internamiento temporal.

Características Generales:

• Creación de Expedientes
• Compra de Mercancía
• Seguimiento de Importaciones
• Consulta de Documentos
• Consulta de Proveedores
• Calculo de Precios y Costos
• Creación de Inventario
• Manejo de Aranceles
• Informes

Inventario: El inventario del módulo de importaciones, sirve para nuevos productos que la empresa va a incluir dentro del inventario de a2 Herramienta Administrativa.
Inventario, muestra una ventana con los registros de inventario de a2 Herramienta Administrativa Configurable.

Reimprimir, permite reimprimir documentos procesados.

Proveedores, invoca la forma de Archivos de Proveedores de a2 administrativo, en donde se puede insertar, editar y/o borrar proveedores.

Seriales, visualiza la forma para la asignación de seriales a los ítems de compra.

Detallado, permite manejar unidades detalladas (si el producto lo permite).

Nuevo, presenta la ventana para incluir nuevos productos en el inventario de a2 Importaciones.

Detalle Ítem, inserta una descripción detallada al ítem de compra seleccionado.

Orden de Compra, visualiza una ventana con las órdenes de compras pendientes creadas en a2 Administrativo.

Descuento, permite incluir un monto de descuento a los ítems de la compra.

Planifica, esta opción permite visualizar una lista con todos los productos comprados a un determinado proveedor detallando Código del Artículo, Descripción, Orden de

Compra, Existencia, Cantidad y Costo Reposición.

Aranceles: Los aranceles son los impuestos que pagan los bienes que son importados a un país.

El Arancel, es también conocido como Derecho de Aduanas. Cuando un país compra una mercancía en el exterior, el gobierno puede acordar que le impondrá un gravamen al importador, antes de autorizarle a que la venda. La importancia de la clasificación arancelaria radica en que permite tener un mismo identificador común en el mundo, a manera de “nombre” común para todos, sin importar el idioma, asimismo permite que una misma mercancía se codifique en forma idéntica tanto en las tarifas de importación como de exportación en todos los países, para ello se utilizan los primeros seis dígitos de la clasificación. La asignación de aranceles permite asignar el código arancelario por departamento y/o por inventario (a2 administrativo y a2 importaciones).

Importación: Su función es la de crear el documento de compra de los productos y servicios facturados por el proveedor; además de registrar la factura a crédito en cuenta por pagar de a2 administrativo. El proceso de compra es similar al de a2 administrativo con algunas pequeñas diferencias a la hora de manejar e insertar los ítems en la lista de compra. Dentro de Importación se realiza la operación principal de módulo, que es la creación del expediente el cual va a contener todo lo relacionado con las importaciones como el documento de compra, seguimiento de las guías de envío, cálculo de impuestos, cálculo de costos y precios, cargo de inventario, entre otros, presenta 3 niveles de registro, el primero es el que contiene agrupado los expedientes, el segundo muestra los expedientes detallados por el código y una descripción breve del mismo y el tercero detalla los documentos de compra.

Documentos: La pestaña documentos detalla una lista con todas las facturas creadas dentro del expediente mostrando el código, el estatus, la fecha emisión, el proveedor, el concepto, el factor y el total neto de cada factura.

Costos: Dentro de esta opción se realiza el pago de impuestos, el cálculo de costos y el cargo de inventario de todos los productos comprados a proveedores extranjeros. Inicialmente se muestra una lista que contiene los ítems comprados (solo los de clasificación productos) detallando el código, la descripción, la cantidad, costo unitario de compra, el factor de compra, el impuesto, el costo unitario final en moneda local y por ultimo por medio de una imagen el estatus del ítem.

Costo x Factor: este tipo de cálculo permite por medio de todas las facturas de compra en moneda extranjera y moneda local calcular un nuevo factor el cual se va a multiplicar por el costo de compra y sacar así un costo final. Este cálculo suma todas las facturas en moneda extranjera sacando un monto total (X), luego este monto (X) se multiplicara por el factor de compra obteniendo un monto total en moneda nacional (Y), luego se sumaran todos las facturas efectuadas en moneda nacional consiguiendo otro monto total (M) y finalmente se obtiene el nuevo factor ejecutando la siguiente ecuación. Si se selecciona el método Costo x Factor se mostrará una nueva página con dos listas, la primera lista contiene todos los ítems de productos seleccionados anteriormente detallando el número de documento, el código del producto, la descripción, la cantidad comprada, el factor de compra, el monto total en moneda extranjera y el total en moneda local.

Costo Equivalente: a diferencia al costo x factor, este costo se calcula por medio de porcentajes asignados a cada producto con respecto a un total, obtenido por la suma de todas las facturas.

Costo x Formula: por medio de una formula creada dentro del módulo, calcula el costo de cada uno de los ítems de la lista costos.

Costo Manual: permite introducir manualmente el costo de cada ítem.

Cambio de factor y recalculo de montos de documentos (compras guardadas y órdenes de compra): Esta nueva opción permite al usuario cambiar el factor moneda de la compra y poder recalcular los montos de los documentos.

Posibilidad de las facturas de compra de afectar o no al Libro de Compras I.V.A: Dentro de la ventana de totalización del documento de compra, se puede visualizar la opción para marcar o desmarcar si el documento va a ir al libro de compras.

Cálculo del Costo CIF: Cuando un artículo se tasa CIF (acrónimo del término en inglés Cost, Insurance and Freight, «Coste, seguro y flete, puerto de destino convenido») significa que el precio de venta incluye el coste de la mercancía, el del transporte, así como el seguro marítimo; coincide con el valor en la aduana de importación de la mercancía.

Nuevo tipo de impuesto que no afecta al costo: Los tipos de impuesto que posee el cálculo son Aranceles, Otros Impuestos, Exento y el nuevo “No Afecta al Costo”, tal como se describe este impuesto tiene relación con el ítem seleccionado, pero no afecta el costo final del producto.

Prorrateo automático en el método de cálculo de costo equivalente: esta opción a diferencia de distribución del porcentaje total, permite balancear el porcentaje del monto total de otros costos con respecto al costo FOB de los ítems de productos.

4. Opción para el cálculo de impuesto relacionado con la base imponible: Antes el impuesto se calculaba sobre la base imponible del costo FOB, ahora se posee la opción de seleccionar sobre qué base imponible se desea calcular el impuesto si sobre el costo FOB (acrónimo del término en inglés Free On Board o en español Mercancía Puesta a Bordo), el costo CIF (acrónimo del término en inglés Cost, Insurance and Freight, «Coste, seguro y flete, puerto de destino convenido») o el costo Calculado.

Reporte de Costos en la pantalla de importaciones: este nuevo reporte detalla los costos FOB, CIF y Calculado en moneda nacional y extranjera de los productos importados.

Consultas: Este módulo permite la consulta detallada de todos los expedientes y documentos que se manejan en a2 importaciones. La consulta de expediente es una herramienta para saber con detalle el estado de los expedientes y poderle hacerle un seguimiento a todas las importaciones que estos contengan. La forma de consulta presenta una lista general con todos los expedientes creados en el módulo detallando el código, la descripción, el estatus, la fecha de emisión, la fecha de cierre, el número de documentos, el monto total de costos y el monto total en impuesto.

Uno de los puntos más importante además del cálculo de costo es el seguimiento de la importación, saber en dónde y cuándo se va a recibir la mercancía. Este módulo permite la consulta de todas las importaciones por medio de los códigos o números de guía que la empresa de transporte asigna a cada paquete. La lista detalla el número de expediente a cuál pertenece la importación, el número de tracking, el estatus, la empresa transporte, un responsable, la fecha de envío y la fecha estimada de llegada.

Documentos: Esta opción permite la consulta de documentos (facturas de compras) pendientes o procesadas en el módulo de importaciones. La ventana de consulta de documentos visualiza una lista con todos los documentos detallando el código, el expediente, el estatus, la fecha de emisión, el proveedor, el concepto, el factor moneda, el total monto y el total en moneda local.

Los informes permiten visualizar la información contenida en el módulo de forma detallada y especifica (aplicando los filtros que estos posean). Los informes que posee el módulo son los siguientes:

Expedientes: Este reporte muestra un listado con todos los expedientes procesados en este módulo. La ventana posee los campos de filtros fecha (Desde y Hasta) y los estatus abierto y cerrado. En la casilla Expediente se puede seleccionar un documento en particular realizadas en el módulo. Se pueden detallar los ítems los documentos y los ítems de los documentos.

Importación: El reporte de importación detalla todas las guías de envió que han sido insertadas en el módulo. La ventana posee los campos de filtro fecha de envío (desde y hasta), el estatus de la guía (En Tránsito, Despachado, Enviado, Embarcado, En Aduana y Recibido), el tipo de transporte y por último el tipo de embalaje. En la casilla de Nro. Tracking se puede insertar un número en específico de guía y también se puede detallar los productos que poseen las guías de envío.

Compras: Este reporte detalla todas las facturas de compras de importaciones generadas en el módulo. La ventana posee los filtros de fecha (desde y hasta), los estatus pendiente y procesado y el concepto de las facturas. En el casilla documento se puede seleccionar el documento a consultar, también está la opción de poder detallar los ítems de cada factura.

Compra x Proveedor: Este reporte muestra una lista de todos los proveedores con todas las facturas de compras realizadas a cada uno. Posee la opción de detallar los ítems de compra y los costos de los ítems detallados.

Productos Comprados: Este reporte muestra una lista de todos los ítems comprados detallando todas las facturas de compras que incluye ese producto. Posee la opción de detallar los ítems de compra y los costos de los ítems detallados.

Pago de Impuestos: Este reporte enlista todos los expedientes que posean un producto con el impuesto calculado, detallando cada impuesto con su estatus (pagado y por pagar), descripción del producto, descripción del impuesto, la base imponible, el valor del impuesto y el total.

Costos de Inventario: Este reporte enlista los productos los productos del inventario de a2 administrativo detallando todos sus costos (anterior, actual, promedio y reposición).

Costos x Proveedor: Este reporte enlista los proveedores, detallando los productos que se le han comprado mostrando la cantidad y el costo de última compra.

Secciones: Enlista las secciones de los aranceles.

Aranceles: Este reporte detalla los aranceles por capítulos que se manejan en el módulo.

Asignación de Aranceles: Este reporte enlista los departamentos o productos de a2 administrativo detallando el arancel asignados a cada uno.

General de Inventario: Muestra un listado de los productos introducidos en el módulo, con el código, descripción, categoría, modelo, marca y costo referencial.

Calculo automático de impuestos 1 y 2: Dependiendo de cómo estén configurados los Impuestos 1 y 2 en el a2 Administrativo, el módulo de importaciones podrá calcular automáticamente los impuestos sin necesidad de ir ítem por ítem en la lista de cálculo de costos.

Faltantes de Ítems de importación: En una importación es muy posible que los productos comprados no lleguen en tu totalidad por diferentes causas, por eso hay que tener en cuenta las perdidas obtenidas por los productos faltantes. El modo individual distribuye el costo faltante de cada producto sobre si mismo, es decir, el nuevo costo será el resultado de la cantidad del producto faltante (CantF) multiplicado por el costo (Cost), luego multiplicando el resultado anterior por el porcentaje (Porcent), posteriormente se divide entre la cantidad (Cant) menos la cantidad faltante (Falt) y finalmente sumando el resultado con el costo original.

Reporte de Costos CIF: El informe detalla por expediente los costos CIF (Costo, Seguro y Flete) de las importaciones. Dentro de este reporte se detallan las facturas que se tomaron en cuenta para el cálculo del costo CIF y el porcentaje que representa cada una en el total del costo.

Montos con o sin impuestos en el módulo de cálculo de costos: esta opción permite incluir los montos de facturas o de ítems de facturas con impuesto incluido o el monto sin el impuesto.

Selección de la base imponible (FOB, CIF, Calculado) por defecto para el cálculo de impuestos: esta opción permite seleccionar la base imponible para el cálculo de impuestos de las importaciones. La selección de la base imponible se hace en el botón que se encuentra en la cabecera de la lista de impuesto, a un lado de la etiqueta “Base Imponible”

Posibilidad de marcar exentos de impuestos o no a los productos y/o servicios del inventario de a2 Importaciones: esta opción permite marcar de exento del primer y segundo impuesto a los productos y/o servicios del inventario de a2 Importaciones.